viernes, 11 de enero de 2008

EL CORREO ELECTRÓNICO

Autor: José Didier Váquiro C.
Web: http://www.pymesfuturo.com
Correo electrónico: jdidier@pymesfuturo.com

Estamos en la era de la información, las distancias cada vez son más cortas y las formas de comunicación son ahora mucho más fáciles y económicas. La llegada del correo electrónico ha favorecido a muchos, especialmente a aquellos que han sabido realmente cuál es el objetivo del mismo.

Existen en el Internet varios proveedores del Web Mail: Yahoo, Hotmail, Gmail, Latinmail, entre otros, se destacan por la variedad de servicios que ofrecen en su plataforma. Desde mi punto de vista, son pocas las diferencias que existen entre unos y otros: algunos ofrecen spam (Yahoo, por ejemplo), antivirus para mayor seguridad a la hora de descargar los archivos adjuntos (Yahoo y Hotmail, por ejemplo), Messenger directo (Gmail brinda este servicio sin necesidad de configurar o utilizar pasos adicionales como lo hace Yahoo y Hotmail).

Todas las empresas proveedoras de Web Mail ponen a disposición de sus clientes capacidad de almacenamiento de información; unos más que otros (Hotmail pone a disposición de sus usuarios una capacidad mucho menor que Gmail, por ejemplo). En mi opinión Latinmail es la que posee menor capacidad de respuesta ante las diferentes necesidades de sus clientes.

A pesar de todas estas ventajas, cada uno de estos proveedores de Web Mail tienen su talón de Aquiles. Por ejemplo: Hotmail por ser muy popular se congestiona fácilmente en horas de alto tráfico al igual que Gmail. Mi experiencia me dice que Latinmail es demasiado lenta a la hora de leer y enviar correos electrónicos.

AMENAZAS Y OPORTUNIDADES CON EL USO DEL E-MAIL

Las nuevas tecnologías poco a poco desplazan el uso de la imprenta. Hoy por hoy los libros electrónicos (si me permite la expresión) pasan fácilmente de mano en mano, atentando contra los derechos de autor y contra la empresa litográfica. Una amenaza que considero importante es precisamente la de no tener plena garantía en el proveedor de Web Mail en lo relacionado al envío de archivos adjuntos. Desde allí se puede enviar a cualquier parte del mundo cantidad de información, propia o ajena, legal e ilegal, moral e inmoral, en fin, solo en cada uno de los usuarios del mail está la libertad de hacer o no hacer lo correcto.

A pesar de que estos proveedores de tecnología aseguran proteger la información suministrada por sus clientes, no pueden escapar del asedio de Hacker; de ahí el cuidado de entregar toda la información con la veracidad que el proveedor la solicita. Solo se depende de la confianza que se deposita en el proveedor.

Otra amenaza que se observa es la de no estar exentos ante el chantaje electrónico, de ahí el cuidado que se debe tener a la hora suministrar los datos de la dirección electrónica.

Como oportunidades puede observarse que facilita la comunicación y sobre todo, sus costos son cada vez mucho menores. Fácilmente se puede contactar a la persona indicada si se utiliza el Mail correctamente a pesar de que el destinatario no conozca al remitente. Por ejemplo: Al enviar un Mail a una persona o empresa que no conoce al remitente es importante ser muy estratégico en el momento de editar el “asunto” si no se quiere que el Mail vaya a parar al icono de “basura”.

Otra oportunidad que se observa es el tiempo de respuesta. En la labor de Tutor Pedagógico, por ejemplo, es muy importante ser efectivo en el envío del Mail: Un mensaje bien estructurado facilita la comunicación y acorta el tiempo de respuesta del dicente.

En la era de la información el Web Mail es una herramienta muy efectiva si se utiliza correctamente. Es importante identificar correctamente la información que se necesita.

1 comentario:

  1. La comunicacion, como proceso en el que se persigue que el mensaje con su intencionalidad sea comprendido un 100% por el receptor, requiere antes de su contextualizacion (oral, verbal o gestual), que se tengan consideraciones como la de que se use el lenguaje correcto para el publico receptor, que el receptor tenga alguna idea de lo que se le transmite, que el canal sea el mas adecuado (eficacia en la comunicacion),que el mensaje mismo se elabore razonablemente, que el momento de comunicacion sea oportuno, estudiar los posibles ruidos o barreras que podrian alterar, confundir, tergiversar entre otras el mensaje, un receptor bien atento (escucha) y que la retroalimentacion goce de las mismas ventajas de las del comunicador (emisor), asi y solo asi se podra dar una comuncacion efectiva.
    Ya aplicando lo anterior a la gerencia de proyectos y acomodandose a las ventajas (mas que desventajas dependiendo del conocimiento de las herramientas y de los peligros), se puede en muchas de las actividades a desarrollar y que asi lo ameriten, facilitar, agilizar,reducir costos, evitar riesgos, ampliar informacion, mantener el equipo actualizado, compartir datos, observar evolucion en ejecucion de actividades, comunicar necesidades o requeriminetos entre otras.
    Solo se requiere un gerente con un equipo nuclear bien comunicado.

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